Code d’Éthique et de dÉontologie des membres du conseil D'ADMINISTRATION

(adopté à la réunion du 14 décembre 1998)

Dispositions gÉNÉrales

Le présent code d’éthique et de déontologie détermine les devoirs et les obligations de conduite des membres du conseil d’administration dans leurs différents rapports ayant trait à l’exercice de leurs fonctions.

Éthique

1. Les décisions prises par le membre du conseil d’administration doivent s’appuyer sur la mission et l’énoncé de valeurs du Centre hospitalier Pierre-Janet;
2. Le membre du conseil d’administration doit suivre et respecter les règlements de régie interne adoptés par le conseil d’administration du Centre hospitalier Pierre-Janet, notamment les articles touchant le conflit d’intérêt, les devoirs, interdictions et obligations;
3. Le membre du conseil d’administration doit témoigner d’un constant souci du respect de la vie humaine et du droit aux services de santé et services sociaux;
4. Le membre du conseil d’administration doit participer activement et dans un esprit de concertation à l’élaboration et à la mise en oeuvre des orientations générales de l’établissement;
5. Le membre du conseil d’administration doit agir de façon courtoise et maintenir des relations empreintes de bonne foi, de manière à préserver la confiance et la considération que requiert sa fonction;
6. Le membre du conseil d’administration doit faire preuve de rigueur, de prudence et d’indépendance.

DÉontologie

I  -  Prévention de conflits d’intérêt

1. Le membre du conseil d’administration doit agir dans les limites des pouvoirs qui lui sont conférés;
2. Le membre du conseil d’administration doit préserver la confidentialité des débats, échanges et discussions lorsqu’il y a huis clos;
3. Le membre du conseil d’administration doit dissocier de l’exercice de ses fonctions au sein du conseil d’administration, la promotion et l’exercice de ses activités professionnelles ou d’affaires;
4. Le membre du conseil d’administration doit faire preuve de réserve et de prudence à l’occasion de représentations publiques.  Il doit, à cet effet, transmettre fidèlement les orientations générales de l’établissement, évitant tout commentaire susceptible de porter atteinte à l’intégrité de l’établissement;
5. Le membre du conseil d’administration doit sauvegarder en tout temps son indépendance et éviter toute situation où il serait en conflit d’intérêts.  Sans restreindre la généralité de ce qui précède, un membre du conseil d’administration:
• est en conflit d’intérêt lorsque les intérêts en présence sont tels qu’il peut être porté à préférer certains d’entre eux ou que son jugement et sa volonté envers le conseil peuvent en être défavorablement affecté,
• n’est pas indépendant comme membre du conseil pour un acte donné, s’il y trouve un avantage personnel, direct ou indirect, actuel ou éventuel;
6. Le membre du conseil d’administration doit déposer devant le conseil une déclaration écrite mentionnant l’existence de tout contrat de services professionnels conclu avec l’établissement par une personne morale, une société ou une entreprise dans laquelle il a des intérêts pécuniaires;
7. Le membre du conseil d’administration, lorsqu’une atteinte à son objectivité, à la rigueur de son jugement ou à son indépendance pourrait résulter notamment des relations personnelles, familiales, sociales, professionnelles ou d’affaires, de toute communication publique d’une idée ou d’une opinion ou de toute manifestation d’hostilité ou de favoritisme, doit déclarer cette situation et s’abstenir de participer aux délibérations et décisions sur l’objet en cause ou s’absenter de la réunion selon la nature du sujet;
8. Le membre du conseil d’administration ne doit pas tirer profit de sa fonction pour tenter d’obtenir un avantage pour lui-même ou pour autrui lorsqu’il sait ou s’il est évident que tel avantage va à l’encontre de l’intérêt public;
9. Le directeur général ne peut recevoir, en outre de sa rémunération, aucune somme ou avantage direct ou indirect de quiconque hormis les cas prévus par la loi.

II  -  Conduite

1. Le membre du conseil d’administration doit éviter toute situation pouvant compromettre sa capacité d’exercer ses fonctions spécifiques de façon objective, rigoureuse et indépendante;
2. Le membre du conseil d’administration doit s’abstenir de toute activité incompatible avec l’exercice de ses fonctions au sein du conseil d’administration;
3. Le membre du conseil d’administration ne doit pas accepter un avantage de qui que ce soit alors qu’il sait ou qu’il est évident que cet avantage lui est consenti dans le but d’influencer sa décision ou de compromettre son impartialité, son jugement ou sa loyauté;
4. Le membre du conseil d’administration ne doit pas faire usage de renseignements de nature confidentielle ou de documents confidentiels en vue d’obtenir directement ou indirectement un avantage pour lui-même ou pour autrui;
5. Le membre du conseil d’administration ne doit pas verser, offrir de verser ou s’engager à offrir à une personne un don, un legs, une récompense, une commission, une ristourne, un rabais, un prêt, une remise de dette, une faveur ou tout autre avantage ou considération de nature à compromettre l’impartialité de cette personne dans l’exercice de ses fonctions;
6. Le membre du conseil d’administration doit, après expiration de son mandat, respecter la confidentialité de tout renseignement, débat, échange et discussion de quelque nature que ce soit dont il a eu connaissance dans l’exercice de ses fonctions au sein du conseil;
7. Le membre du conseil d’administration doit témoigner de respect envers l’établissement et son conseil d’administration.

MÉcanismes de contrÔle

1. Tout manquement ou omission concernant un devoir ou une norme prévu par le présent code constitue un acte dérogatoire et peut entraîner l’imposition d’une mesure;
2. Toute personne qui est d’avis qu’un administrateur a pu contrevenir à la loi ou au présent code d’éthique et de déontologie ou aux règlements de régie interne adoptés par le conseil d’administration en saisit le président du conseil d’administration ou, s’il s’agit de ce dernier, le vice-président du conseil d’administration;
3. Le président ou le vice-président peut désigner une ou des personnes chargées de faire les vérifications nécessaires relativement à la situation ou aux allégations de comportements susceptibles d’être dérogatoires à l’éthique ou à la déontologie;
4. Le membre du conseil d’administration qui est informé qu’une vérification d’allégation à son sujet est tenue à son sujet ne doit pas communiquer avec la personne qui en a demandé la tenue;
5. Les personnes désignées doivent adresser un rapport au président ou au vice-président du conseil d’administration;
6. Le président ou le vice-président, en tenant compte des informations reçues et du rapport le cas échéant, peut constituer un comité formé de trois administrateurs qu’il désigne;
7. Le comité notifie à l’administrateur les manquements reprochés et la référence aux dispositions législatives ou réglementaires ou à celles du code d’éthique et de déontologie.  La notification informe l’administrateur qu’il peut, dans les trente jours, fournir par écrit ses observations au comité et, sur demande, être entendu par celui-ci relativement aux manquements reprochés;
8. Sur conclusion que l’administrateur a contrevenu à la loi ou au code d’éthique et de déontologie, le comité recommande aux membres du conseil d’administration d’imposer une mesure à l’administrateur concerné et motive sa décision en huis clos.
9. La mesure peut consister en une réprimande, une suspension, une révocation, une déchéance de charge ou tout autre mesure jugée appropriée, selon la gravité et la nature de la dérogation;
10. Toute mesure doit être communiquée par écrit au membre du conseil d’administration concerné;
11. Le conseil d’administration a l’obligation d’entreprendre les démarches nécessaires pour que le  membre du conseil d’administration qui reçoit un avantage comme suite à un manquement au présent code soit redevable envers l’État de la valeur de l’avantage reçu;
12. La démarche et les délibérations préalables concernant une mesure ou le retrait d’une plainte se font à huis clos.

EnquÊte et immunitÉ

1. Ne peuvent être poursuivies en justice d’actes accomplis de bonne foi dans l’exercice de leurs fonctions les personnes qui effectuent une vérification ainsi que celles chargées de déterminer et d’imposer les mesures;
2. Les personnes qui effectuent les vérifications ainsi que celles chargées de déterminer et d’imposer les mesures sont tenues de prêter le serment ou faire l’affirmation solennelle. Cette prestation de discrétion se fait selon la formule contenue à l’annexe du présent code.

La publicitÉ du code

1. L’établissement doit rendre accessible un exemplaire du code d’éthique et de déontologie des membres des conseils d’administration à toute personne qui en fait la demande;
2. Après l’adoption de son code d’éthique et de déontologie par le conseil d’administration, l’établissement doit le publier dans son rapport annuel, puis les années suivantes s’y référer tout en présentant un résumé;
3. Le rapport annuel de l’établissement doit faire état relativement au code d’éthique et de déontologie :
   1. du nombre et de la nature des signalements reçus;
   2. du nombre de cas traités et de leur suivi;
   3. de leur décision ainsi que du nombre et de la nature des sanctions imposées;
   4. des noms des personnes ayant été suspendues, révoquées ou déchues de charge.